Vähitellen taakse jäävä pandemia-aika opetti, että tiukan paikan tullen pystymme pitämään yhteyttä omiimme, asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin ilman, että tapaamme toisiamme fyysisesti. Usein ajankäyttö matkustamiseen tapaamispaikalle ei ole järkevää, tai edes mahdollista.
Ratkaisu uudessa tilanteessa on hybriditilaisuus, jossa lähellä sijaitsevat henkilöt osallistuvat tapahtumaan paikan päällä ja kauempana olevat striimiyhteyden välityksellä. Fyysisesti tilaisuuteen osallistuvat tuovat lisäarvoa myös etäosallistujille, vaikka myös etäosallistujat voivat esimerkiksi tehdä esiintyjille kysymyksiä haluttaessa puhe-, tai chat-muodossa.
Monen yrityksen ja organisaatio pääpaikka on pääkaupunkiseudulla ja on aina oma haasteensa hakeutua kokoustamaan, tai muihin tilaisuuksiin ruuhkaiseen etelään. Hybridimallilla muualla Suomessa sijaitsevat yksiköt saadaan joustavasti mukaan ilman, että osallistumiseen kuluu turhaan aikaa ja aiheutuu matkakustannuksia.
Cine-A on järjestänyt vuosien ajan hybriditilaisuuksia, jotka voidaan orkestroida olosuhteiltaan optimoidusta studiosta; pääkaupunkiseudun osallistujat voivat tulla fyysisesti studioon, mutta muut osallistujat saadaan täysipainoisesti mukaan tilaisuuteen nykyisistä sijainneistaan. Studioon voidaan järjestää täydellinen catering-palvelu aamukahveista iltapalaan ja kaikkea siinä välissä.
Cine-A:n studioon mahtuu mukavasti istumaan noin 100 osallistujaa, tai esimerkiksi pystypöytien ääressä seisomapaikoilla 150-200 osallistujaa. Etäosallistujien määrällä ei ole kattoa ja se voi olla vaikka kymmeniä tuhansia.
Aina kaikki eivät pääse paikalle, eikä paikalle tulo ole aina ihan viisastakaan. Etäisyydet ovat pitkiä, työaikaa kuluu matkustamiseen, emmekä taida päästä pandemioistakaan enää eroon. Silloin kannattaa järjestää hybriditilaisuus, jonne paikalle tulee lähiseudun väki ja muut osallistuvat tilaisuuteen sijaintipaikastaan. Tehokasta ja terveysturvallista!
Tilaisuus voi olla hybridi myös sillä tavoin, että osa tilaisuudesta striimataan etäosallistujille, mutta osaan osallistuvat vain paikallaolijat. Hybriditilaisuus on keskeinen osa uutta normaalia, jossa niin sanotusti otetaan käyttöön ”the best of the both worlds”.
Tapahtuma voi tietenkin olla myös täysin virtuaalinen aina puheenjohtajaa myöten, jolloin Cine-A orkestroi koko tapahtuman sovitun järjestyksen mukaisesti. Olemme järjestäneet kansainvälisiä virtuaalitapahtumia, joihin kaikki ovat osallistuneet omista sijaintipaikoistaan eri puolilla maailmaa.
